Päivitetty 30.4.2024

Tietosuoja- ja henkilörekisteriseloste

 4works Palvelut Oy

Rekisteripitäjä

Nimi: 4works Palvelut Oy
Puhelinnumero: 0400 321 974
Postiosoite: Fredrikinkatu 61 A 17 00100 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Mauri Koskenniemi
Postiosoite: Fredrikinkatu 61 A 17 00100 Helsinki
Puh: 0400 321 974

Rekisterin nimi

4works asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

4works extranetin asiakas-, laskutus- ja palkkatiedot muodostavat asiakasrekisterin ydinsisällön. Tiedot kerätään laskutuspalvelun laskutustietoja ja verohallintoa varten.

Rekisterin henkilötietojen säilytysaika

Käsittelyn tarkoitus (säilytysaika):

•  Laskuttaneet asiakkaat: Asiakas-, laskutus- ja palkkatiedot (6 vuotta)
•  Rekisteröityjät ilman laskutusta: Asiakastiedot (1 vuotta)

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: Sukunimi, etunimet, sähköpostiosoite, osoitetiedot, puhelinnumero, henkilötunnus, ammattinimike, markkinointinimi, yrityksen y-tunnus, yrityksen nimi, OmaVero RF-viite, pankkitilinumero, verotustiedot, palkkatiedot.

Laskutettavat asiakkaat: nimi, yrityksen y-tunnus, VAT ID-tunnus, yhteyshenkilö, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, paikkakunta, maa, puhelinnumero.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasta koskevat tiedot saadaan mm.:

• Rekisteröintilomakkeen kautta
• Asiakkaalta itseltään laskutustietojen kautta
• Asiakkaalta itseltään sähköpostilla tai puhelimitse, asiakassuhteeseen, toimeksiantoon tai yhteiseen hankkeeseen liittyen
• Laskutustietojen perusteella tai asiakkaan tai yhteistyökumppanin julkisista yhteystiedoista

   

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

4works Palvelut Oy ei luovuta rekisterin tietoja eteenpäin kolmansille osapuolille.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

4works Palvelut Oy hyödyntää EU:n ulkopuolella sijaitsevia palvelimia, jolloin henkilötietoja säilytetään EU:n ulkopuolella (USA).  Kyseiset palveluntarjoajat noudattavat EU:n hyväksymää Privacy Shield tietosuojaohjelmaa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu 4works Palvelut Oy:n ja alihankkijoiden sähköisissä järjestelmissä, jotka noudattavat asianmukaista tietosuojaa. Tietoja pääsee käsittelemään vain henkilöt joiden työtehtäviin tieto asiallisesti liittyy. Esimerkiksi kirjanpitäjä käsittelee laskuja ja verkkosivuston ja extranetin tekninen toimittaja teknisissä ylläpitotöissä. Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.

Tarkastusoikeus

4works Palvelut  Oy:n asiakasrekisteriin kuuluvalla on oikeus tarkistaa häntä koskevat  tallennetut tiedot.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyn tulee tarvittaessa lähettää tietojen korjaamispyyntö osoitteeseen asiakaspalvelu@4works.fi ja korjaamme tiedot.

Muut henkilötietojen käsittelyyn  liittyvät oikeudet

Kielto-oikeus

Asiakasrekisteriin kuuluvalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja sekä poistua listalta.
Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän selaimen asetuksien kautta.

Laskutustietoja ei voi poistaa, koska ne on säilytettävä kirjanpitolain mukaan.